A produtividade é considerada uma das medidas mais eficazes para mensurar a performance das empresas, ainda mais quando falamos em crescimento e eficiência no mercado na qual atua.

Ao lado de termos como Inovação, Gestão de Pessoas e Tecnologia – que é a nossa maior aliada –, o controle e planejamento de produtividade de uma equipe dentro de uma empresa também tem tudo a ver com a expansão dos negócios no século XXI.

Mas… e quando a produtividade não vai bem?

A baixa produtividade de uma equipe pode ser um forte indício de que a organização das tarefas, processos ou prioridades estratégicas do negócio não estão alinhadas para maximizar o desempenho que é esperado.

E os impactos que isso tem podem prejudicar não apenas alguns indicadores internos e/ou controles, mas também pode afetar a relação que as empresas têm com os clientes e, por consequência, a imagem que tem no mercado.

Sua equipe de TI está com a produtividade baixa? Confira agora quais os impactos negativos para a empresa!

As verdadeiras causas da baixa produtividade

Identificar as causas da baixa produtividade não é uma tarefa fácil, pois muitos fatores podem estar envolvidos de forma direta e indireta para causá-la. Podemos listar alguns como:

1. Falta de planejamento das tarefas: isso pode ser resultante da falta de organização ou excesso de atividades que estão agregadas para a sua equipe, e ambos problemas são muito comuns no universo corporativo;
2. Falta de motivação e envolvimento: quando a empresa mostra grandes desafios, mas não exibe uma perspectiva de melhoras ou reconhecimento para sua equipe como um todo, é comum que haja esse cenário desolador;
3. Falta de treinamento: com os desafios que as empresas lidam, há a possibilidade da sua equipe não saber lidar com alguma tecnologia, algum processo novo de trabalho que surge e não conseguir desempenhar bem algum tipo de função;
4. Pressão em excesso: prazos apertados, maiores cobranças e ritmo acelerado podem propiciar a baixa produtividade na sua equipe. O ideal é administrar o tempo e realizar as tarefas de maneira organizada e ordenada, priorizando corretamente e não postergar prazos combinados.

Os impactos da baixa produtividade

Nas organizações, considerando um mercado cada vem mais competitivo, onde muitas vezes a produtividade e eficiência podem fazer uma grande diferença entre o saldo positivo ou negativo nos resultados, qualquer desperdício de recursos, tempo e engajamento às atividades, principalmente em relação às equipes, pode ter um forte impacto para a sua empresa.

Uma recente pesquisa da CareerBuilder mostra que o impacto da baixa produtividade é bastante negativo para as empresas. Vejamos os principais impactos:

1. Comprometimento na qualidade das tarefas realizadas: 48%
2. Piora no relacionamento da equipe devido a tarefas não realizadas: 38%
3. Desgaste na relação entre empresa e empregador: 28%
4. Prazos das tarefas não cumpridos: 27%
5. Redução nas receitas: 26%
6. Relacionamento com o cliente prejudicado: 20%

Além desses impactos, ainda podem ocorrer outros mais: problemas de segurança como perda de informações crítica de negócios, imagem corporativa prejudicada no mercado por conta dos atrasos nos prazos e relacionamento com o cliente prejudicado, gasto de recursos financeiros para remanejamento e adequação de recursos produtivos e dificuldade na organização de novas demandas de tarefa.

Por que é importante planejar e controlar a produtividade dentro das organizações?

O conceito de produtividade foi citado pela primeira vez pelo economista François Quesnay, em 1766, onde definiu a palavra como a relação entre produção e os fatores de produção usados, ou seja, o que é produzido versus a mão de obra e os materiais utilizados.

Portanto, a eficiência de uma gestão e a performance empresarial estão diretamente subordinadas a essa relação, assegurando o uso dos recursos de trabalho de maneira eficaz, bem como a obtenção de resultados satisfatórios.

Um bom planejamento de produtividade provê o uso eficiente da mão de obra, assim como das ferramentas de trabalho e a execução dos processos predefinidos.

Planejar e controlar o rendimento, na verdade, significa que o prazo de entrega dos trabalhos será otimizado, assim como o aumento da qualidade do produto final. Assim, é indispensável manter sempre o planejamento e a execução do que já fora planejado anteriormente.

Uma estratégia adequada para o controle da produtividade pode gerar à empresa:

• Melhorias na execução de serviços;
• Maior rendimento dos colaboradores perante suas tarefas;
• Deadline de projetos realizados como previsto, dentre outros.

Como resultado, a sua equipe produz mais e, dessa maneira, garante uma performance ascendente ao negócio.

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1. Criar um bom ambiente de trabalho

Para que sua equipe seja produtiva e eficaz nas tarefas, é preciso ter condições de trabalho e um meio propício para isso. É necessário investir na qualidade dos recursos, manter um espaço de trabalho organizado, e, por fim, criar um ambiente amistoso e confiança entre todos os colaboradores da empresa.

2. Interagir com clientes

Sua empresa não está sozinha no mercado, e com certeza, há outras que podem oferecer os mesmos serviços que o seu. A sua deve ser diferenciada pela rapidez de atendimento e também por estabelecer uma boa relação com o cliente, que o faça querer usufruir dos seus serviços e passar a palavra sobre a qualidade dos mesmos.

3. Manter canais de comunicação internos

Não é só com os clientes que devem manter canais de comunicação. Também é preciso saber o que se passa com a sua equipe e reforçar a comunicação com ela.

4. Estimular colaboradores

Ao estimular e recompensar os colaboradores pelo seu trabalho, os mesmos serão motivados a darem o seu melhor,

5. Repensar estratégias

Pode ser necessário repensar os métodos de trabalho aplicados na empresa para aumentar a motivação e a produtividade. Os melhoramentos podem ser desde envolver os seus colaboradores na definição de estratégias da empresa ou organizar o trabalho orientado a gestão de objetivos pessoais.

Para quaisquer empreendimentos em qualquer seguimento, controlar a produtividade, seguir um planejamento estratégico em termos de execução de tarefas e assegurar o cumprimento de prazos, é o caminho para atingir metas em curto, médio ou longo prazo, orientando mais eficientemente esforços a objetivos traçados.

E você, o que tem feito para aumentar a produtividade da sua equipe? Tem alguma dúvida ou experiência que gostaria de compartilhar? Deixe seu comentário!